«Правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели». Главный ваш помощник в этом деле – чистый лист. Доверяя свои цели бумаге, вы дарите им шанс осуществиться. Спектр задач, которые вы записываете для себя – карта, по маршрутам которой удобно двигаться.
Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» образно и понятно объясняет, почему стоит фиксировать свои задачи на бумаге:
«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»
- Имея под рукой рукописный план на день, вы повышаете свою личную производительность на 25%.
- Рекомендуем вечером заниматься составлением этого списка, чтобы утром следующего дня точно знать, за что следует приняться.
- Этот список нужно дорабатывать на протяжении рабочего дня: вносить новые задачи непосредственно на тот уровень, которому соответствует ее содержание.
- Обязательно условие – это вычеркивание уже выполненной задачи. Это придает смысл составлению таких списков: вы видите наглядный результат, испытываете удовлетворение и гордость
- В планировании необходимо двигаться от большего к меньшему: то есть сначала вы уделяете внимание долгосрочным целям, а потом уже краткосрочным.
- Каждой задаче из своего списка присвойте сроки исполнения.
- Задача, которая на первый взгляд выглядит сложно осуществимой, понравится вам больше, если разбить ее на серию подзадач. Если говорить образно, то по структуре это очень похоже на дерево, где ствол – это ключевая задача, а ветви – те самые подпункты. Позвольте дереву ветвиться до тех пор, пока весь сценарий выполнения задачи не станет для вас максимально прозрачным. В этом детальном процессе вам поможет принцип 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
Самое важное — вычленить главное
Одна из задач тайм-менеджмента — это верная расстановка приоритетов:
- В самом начале следует определиться, что для вас является первоочередным, и поставить эту задачу во главу списка.
- Ниже в соответствии со степенью важности распределить остальные.
Чтобы правильно определиться с важностью той или иной задачи, следует предугадать последствия от ее невыполнения: так, самыми важными являются те пункты, не выполнив которые вы возымеете серьезные негативные последствия.
Здесь стоит упомянуть и метод «АБВГД».
Он подразумевает под собой присваивание каждой группе задач буквенного наименования:
- А – это самое главное;
- Б – чуть менее важное;
- и так далее.
Основное правило – не браться за задание, к примеру, В, если А и Б еще не выполнены. Значение буквы «Д» — «долой!». Статус «Д» в вашем списке получат самые малосущественные задачи. Чтобы выстроить иерархию выполнения задач в каждой группе, используйте цифры. Так, вы получите задачи А1, Б2, А3 и так далее. Вам сразу будет четко и понятно, с чего следует начинать, а что может подождать.
Вступайте в наши группы в соцсетях, чтобы быть в курсе актуальных новостей и событий!
